گزارشي از کنفرانس Learning Edge
کنفرانس Learning Edge امسال با موضوع " ايجاد انگيزش براي مشارکت" برگزار شد. اعضاي هيئت EFQM ، سخنرانان متخصص و گروههاي مباحثه، جنبه هاي مختلف اين موضوع را که بهترين راه برقراري ارتباط و ايجاد انگيزش در افراد چيست، پوشش دادند : برانگيختن و کنترل کارکنان، راضي ساختن مشتريان و بهبود روابطمان با سهامداران و بسياري از افرادي که با سازمانهاي ما تعامل دارند، از جمله نکات مطرح شده در اين جلسه بود. سخنرانان شرکت در ابتدا با تاکيد بر درک ارزش چنين فعاليتهايي، مثالهايي از آنچه خود انجام داده اند و آنچه که ديگران مي توانند از اين تجربيات فراگيرند،ارائه نمودند. اصل مطلب در اين بود که " ايجاد انگيزش براي مشارکت" نبايد به عنوان يک توانمندساز در نظر گرفته شود، بلکه نتيجه اي است که بايد بوسيله شرکتهاي پيشرو حفظ و حمايت شود. وقتي که اين نکته کاملا براي ما روشن است که تا چه حد " ايجاد انگيزش براي مشارکت" به تحقق اهداف سازمان کمک ميکند، آگاهانه است که خود " ايجاد انگيزش براي مشارکت" را به عنوان هدف قرار دهيم ، چرا که با تحقق آن به بخشي از اهداف سازمان هم دست يافته ايم: " ايجاد انگيزش براي اجرا"
در ابتداي کنفرانس، آقاي رودي پرووست (Rudy Provoost) مديرارشد شرکت فيليپس توضيح داد که چگونه شرکت او تا سال 2010 براي خودش هدفهاي روشني تعريف کرده است که شامل بهبود چشمگيري در سودآوري و رشد بازدهي خواهد بود. " ايجاد انگيزش براي مشارکت" يک هدف واقعي است که براي مشتريان و کارکنان با هدفهاي کمي و قابل اندازه گيري تعريف شده است. مديران بر اساس ميزان توانايياشان در بهبود سطح انگيزش تيم تحت هدايت خود، ارزيابي ميشوند. يک شاخص ساده – خالص امتياز ترقي دهنده- بکار گرفته مي شود تا تاثيرگذاري مشتري را که به خلاقيت و پيشگامي توجه دارد، ارزيابي کند و جايگزين گروهي از شاخصها شود که متهم شده اند که يا خيلي پيچيده اند و يا خيلي به درون توجه دارند. موضوع مورد تاکيد براي بهبود در شرکت فيليپس " رعايت اصل سادگي" است و مفهوم " ايجاد انگيزش" کليد اساسي براي تحقق اين استراتژي است.ويتاريو سزاروتي (Vittorio Cesarotti) استاد دانشگاه "Tor Vergata" رم، طي سخناني شورانگيز و پرحرارت از ما خواست تا هدف " ايجاد انگيزش براي مشارکت" را بعنوان منبعي از انرژي براي تغيير و تلاش براي نوآوري بپذيريم. مشکل اينجاست که اين انرژي براحتي ميتواند پراکنده شود يا از دست برود: چون بايد که از ميان ترتيبات و صف بنديها،به طور واضح يعني فعالييتهاي بهم پيوسته و تمرکز استراتزيک عبور کند.
" ايجاد انگيزش " خودبخودي، ميتواند مخرب ارزشها و نهايتا کاهش انگيزش در کارکنان شود.
کريس لبيير (Chris Lebeer) مدير ارشد EFQM، به ما يادآوري کرد که " ايجاد انگيزش براي مشارکت" اصل و پايهي اساسي EFQM است : اعضاي ما از ملاقات يکديگر براي به اشتراک گذاشتن تجربيات و آموختن از همديگر سود مي برند. در راستاي برنامه جوانسازي EFQM، هيئت موسس موفق به جذب و ايجاد يک گروه رهبري از شرکتهاي متعهد شده است که طي قراردادي هر کدام از آنها موافقت کرده اند که توسعه و گسترش آموزه هاي جديد براي اين شبکه را حمايت کنند. تعاملات ما در سطوح مختلف در سازمان انجام مي گيرد – پيشرفتهاي learning edge ميان سطوح وظيفه دار مختلف با استراتژي اجرايي مبادله ميشود و هيئت هاي اجرايي سکويي براي جذب رهبران تجاري در کارمان ايجاد ميکنند.
در ميان شرکت کنندگان در اين کنفرانس ، به اندازه اي تجربه وجود دارد که اغلب مباحثات غافلگير کننده و غيرقابل پيش بيني است و چشم اندازها و نمونه هاي
جديدي را آشکار مي سازد که چگونه افراد ديگر به يک موضوع مي نگرند و به آن دست يافته اند. ما تصميم گرفتيم تا بخشي از اين انرژي را به صورت "حل مسائل به صورت دسته جمعي" هدايت کنيم و آن را "Peer Assist" ناميديم. اين قسمت نشان داد چگونه گروههاي کوچک افراد با سوابق مختلف و تحت محدوديت زمان ميتوانند به ديدگاه ها و بينشهاي ارزشمندي در چنين مشکلاتي برسند. ما چهار موضوع براي بحث سر هر ميزي با ده شرکت کننده مطرح کرديم و هر پانزده دقيقه، جاي مطرح کننده مسئله را تغيير مي داديم. در مباحث، مشکلات اجرايي ناشي از پياده سازي فرآيندهاي جديد کاري و چگونگي برانگيختن و آماده سازي کارکنان براي يک استراتژي، مطرح و تشريح شد. در پايان اين جلسه يک ساعته، ما گزارشهاي هيجان انگيزي به صورت بازخور از ميزهاي مباحثه دريافت کرديم که افراد عنوان مي کردند تا چه حد اين مباحثه ارزشمند بوده است و اين تکنيک تا چه اندازه در زمينه فعاليت تجاري اشان ميتواند مفيد باشد.
فيليپس در سرآمدي تجاري در اروپا، يک پيشرو است و نشان داده است تا چه اندازه در سازمانش تعهد وجود دارد که افراد دخيل در هدف را براي بهبود مستمر برمي انگيزاند.
اعضاي تيم جايزه داخلي از يک کارخانه شيشه سازي در لومل/بلغارستان يک نمايش کوتاه اجرا کردند که چطور خودشان جنبه هاي مختلف فرآيند توليدشان را بهبود بخشيده اند. ديدگاه مورد قبول مهندسان داخلي اين بود که بهبودي ايجاد نخواهد شد، ولي يک تيم cross-functional از کارگران کارخانه دست بکار شدند و در نهايت به صرفه جويي ساليانه بيش از 16000تنها در کارخانهاشان رسيدند. مديريت بهتر مواد بازيافتي، سودآوري قابل توجهي در چنين مکانهاي توليدي نشان ميدهد. اين تيم بخاطر نوآورياش در مراسم اهداي جايزهاي که با حضور مديران ارشد شرکت در دوبي در مي2008 برگزار شد، مورد تقدير و پاداش قرار گرفت. البته خود اين سفر براي شرکت در مراسم و وجههاي که از برنده شدن در آن کسب نمودند، در واقع جايزه آنها بود و هيچ پاداش نقدي در کار نبود.
يکي از ابعاد مهم Learning Edge تشويق به تبادل و ردوبدل کردن اطلاعات بين افراد و گروههاي کوچکتر است. در بعد از ظهر اولين روز، چهار جلسه همزمان برگزار شد که به افراد امکان انتخاب يکي از اين جلسات را ميداد. هرکدام از اين جلسات مربوط به تجربه هاي موفق پيشگامان ايجاد انگيزش در کارکنان در شرکتهاي Ricoh Europe, Eurocontrol, Philips,Volvoبود. گروهها با حداکثر چهل شرکت کننده، با يکديگر اين موضوع را بررسي کردند که چگونه برند (brand) و چشم انداز شرکت، رقابتهاي گروهي و فرآيندهاي واسطهاي ،ميتواند هدف شرکت در برانگيختن موثرتر کارکنان را تامين کند.داشتن روابط نزديکتر با مشتريان، پيش نياز درک و پاسخگويي به نياز آنان است. تبديل مشتريان به تبليغ کنندهاي براي کالاي شما به سطح بالاتري از ايجاد انگيزش براي مشارکت نياز دارد. در روز دوم Learning Edge، ما توجهامان را معطوف به محيط خارج از شرکت کرديم و اينکه چگونه شرکتها در حال پاسخگويي به روابط متغيرشان با مشتريان و عليالخصوص سهامداران ميباشند.
رينير جنز (Reinier Jens)، معاون ارشد چرخه مصرف فيليپس در اروپا و امريکاي شمالي، مشکلات فيليپس در رابطه با مديريت ارتباطات با مشتريان جهاني و حفظ يک روند يکنواخت براي ارتباط با مشتريان در تمام جهان را بررسي کرد. مشتريان بزرگ درحال گسترش بيشتر هستند و فرمهاي جديد سازمان تجاري در سطوح محلي و جهاني را ايجاد ميکنند. مشتريان اصلي دنيا تماما از طريق سازمان پيگيري مي شوند: مدير خودش بر طبق روال معمول با مشتريان اصلي ملاقات مي کند و سپس مسئوليتها در سطوح مختلف سازمان پخش ميشود.
در جلسات همزماني که در بالا گفته شد،سخنرانان از Philips، Villa Massaو Grundfos بحث را به اين سمت هدايت کردند که چگونه ميتوان الگوي ايجاد انگيزه در مشتريان براي مشارکت را که در شرکتهاي خودشان به اجرا درآوردهاند، در هر جاي ديگري اجرا نمود. گروهها، تجربيات خود در زمينه مديريت حسابهاي اصلي، طراحي مشترک کالا و خدمات با مشتري، چگونگي دستيابي به رهيافتي براي فروش محصولات و چگونگي قابليت اجراي اين نظرات در شرکت هايي با اندازه هاي کوچک و متوسط را بيان کردند.
"ايجاد انگيزش براي مشارکت" ميتواند يک موضوع بسيار دراماتيک باشد. براي اثبات اين نکته، همکاران ما دو بازيگر به کار گرفتند تا نشان دهند چگونه 
تعاملات بين اعضاي يک تيم ميتواند خوب يا بد باشد يا حتي صرفا خنده دار باشد. بازيگران بصورت في البداهه با گرفتن پيشنهاد از سوي مخاطبين شروع به بازي کردند. بازيگري که نقش مدير را بازي مي کرد، مي بايست رابطه اش را با همبازياش که نقش کارمند را ايفا مي کرد و مشتري که از ميان تماشاگران انتخاب شده بود، بهبود بخشد. با کمک يک پيانيست براي ايجاد تاثير موسيقايي دراماتيک، بازيگران کاري مي کردند که ما به فرضياتمان بخنديم و با ارائه تصويري کاريکاتوروار از آنها، ما را بر آن ميداشتند که در رفتارمان با همکاران خود تجديدنظر کنيم.
پروفسور سيلوستر ايجفينگر (SylvesterEijffinger) از دانشگاه Tilburg کار سختي در پيش رو داشت ولي با بينش خود نسبت به تغيير ماهيت ارتباط با سهامداران در حيطه اموال عمومي و خصوصي، تاثير عميقي بر ما گذاشت.تيمهاي مديريت بايد اطمينان حاصل کنند که يک استراتژي بي عيب و پايدار دارند که اجراي آن، آنها را توانا ميسازد. افزايش اعتقاد به عمل در ميان سهامداران نياز به شرکتهايي دارد که با از بين بردن کنترلهاي مديريتي و گسترش مکانيزمهاي معتبر، تاثير چگونگي اجراي استراتژي را نشان دهند.
به عنوان آخرين چالش براي مخاطبان، پروفسور از سفر اخيرش به ايالات متحده به ما گفت که در آنجا کارآفرينان موفق جديد، عادت داشتند که از ايجاد و پيشرفت نسل جديد کارآفرينان حمايت کنند. البته از اين نوع همکاري ها در اروپا بسيار نادر است.
با سخنراني در Evoluon ساختماني که در دهه 1960بوسيله فيليپس طراحي شد تا کاربردهاي آينده علم و فناوري را در آن به نمايش درآورد، کريس لبيير کنفرانس Learning Edge امسال را خاتمه داد: " مايلم از Philips و شرکايمان Schouten و Nelissen بخاطر حمايتشان تشکر کنم. EFQM بر اساس تجربه بيست ساله اش در مبادله و آموزش ساختاريافته، آينده ي روشني دارد که با مشارکت تمام اعضاي شرکت کننده براي استفاده از اين گردهماييها و تبديل آنها به موفقيت، آن را نشان خواهد داد.
1387/5/2 13:38:0
بازگشت